Archivierung

F:
wir benutzen activefax ver. 4.16, build 0217, 3 user. der server ist zusammen mit einem client auf einen windows xp rechner installiert. wenn faxe archiviert werden so erscheinen diese nicht im archiv ordner. man muss dann den activefax serverdienst stoppen und neu starten, erst dann funktioniert das archivieren für eine gewisse zeit wieder. was können wir tun?

A:
Haben Sie die Anzeige direkt am Fax Server geprüft? Falls die fehlende Anzeige am Fax Client ist, vermute ich hier ein Problem bei der Verbindung zwischen Server und Client. Sie sollten hier am Fax Client im Menü Kommunikation / Netzwerkeinstellung die Verbindung auf TCP/IP einstellen.

F:
Wie beschrieben läuft der faxserver und der client, mit dem ich die faxe archiviere auf dem gleichen rechner. Als verbindungstyp habe ich eingestellt: „direkt verbindung (activefaxserver ist lokal installiert“. Für die tcp/ip verbindung sind in der firewall ausnahmen eingerichtet.

A:
Ich würde hier trotzdem TCP/IP wählen (auch wenn der Client und der Server auf dem selben Rechner laufen), da bei einer Direktverbindung auch noch die Windows-Berechtigungen zum Tragen kommen. Dieses mögliche Problem haben wir bei einer TCP/IP Verbindung nicht. Als IP Adresse können Sie hier dann entweder 127.0.0.1 (localhost) oder die IP Adresse des Servers eintragen.

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ActiveFax auf neuen Server übertragen

F:
wir möchten unsere bestehenden Activefax-Server auf einen neuen Rechner installieren, da der alte Computer ersetzt wird. Wie können wir die alten Faxe (erhalten+versendet) auf den neuen Computer mit der neuen Activefax-Installation übertragen.

A:
Um eine bestehende ActiveFax Installation auf einen neuen Computer zu übernehmen, kopieren Sie das komplette ActiveFax Installationsverzeichnis (üblicherweise C:\Programme\ActiveFax) mit sämtlichen Unterverzeichnissen vom alten Server auf den neuen Server. Danach muss das ActiveFax Setup auf dem neuen Server ausgeführt werden, um die Programme und Dienste auf dem neuen Server zu installieren. Auf diese Weise werden sämtliche Daten und Einstellungen auf das neue System übertragen.

Das Installationslaufwerk bzw. -verzeichnis kann am neuen Server unterschiedlich vom alten Server sein. Es ist beispielsweise möglich, eine ActiveFax Installation von C:\Programme\ActiveFax am alten Server auf D:\Programme\ActiveFax am neuen Server zu übertragen.

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Faxe des Testsystems mit Produktivsystem mischen

F:
Ich habe eine Testinstallation und eine Produktivumgebung, jetzt muss ich aber aus der Testinstallation die Faxe in die Produktivumgebung bekommen, also die beiden Systeme mischen. Gibt es eine Möglichkeit hierfür?

A:
Das Zusammenführen der Faxe aus 2 Systemen ist grundsätzlich möglich. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1) Kopieren Sie das komplette ActiveFax\Server\Faxlist Verzeichnis mit allen Unterverzeichnissen vom Testsystem auf das Produktivsystem.

Schritt 2) Fügen Sie die Datei ActiveFax\Server\Data\Faxlist.dat vom Testsystem an die Datei ActiveFax\Server\Data\Faxlist.dat am Produktivsystem an. Das kann mit folgenden DOS
Kommandos durchgeführt werden:

copy /b ActiveFaxTest\Server\Data\Faxlist.dat+ActiveFaxProduktiv\Server\Data\Faxlist.dat
tempfile.dat

copy /b tempfile.dat Faxlist.dat
del tempfile.dat

Wenn Sie auch die Faxe im Archiv übertragen müssen, gehen Sie mit den .dat Dateien im Verzeichnis ActiveFax\Server\Archiv\Faxlist ebenso vor.

Bevor Sie die Dateien kopieren, sollten beide Fax Server beendet werden und Sie sollten auch unbedingt vorgängig eine Datensicherung beider Systeme erstellen.

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Faxe/Faxliste exportieren

F:
Wie kann ich automatisch alle gesendeten Faxnachrichten automatisch in eine Datei exportieren, soll heißen wird ein fax verschickt oder ist unzustellbar soll die Datei sofort mit diesem Datensatz erweitert werden. Ich habe unter Faxliste – Faxliste exportieren den Haken automatisch exportieren gefunden. Aber das scheint immer im Kontext zu meiner Auswahl z.B. Alle Faxnachrichten oder versendet zu stehen. Wird denn die letzte Einstellung dauerhaft gepeichert? also Auswahl „alle Faxnachrichetn“ – Faxliste exportieren – Dateiname festlegen und Häkchen „automatisch exportieren anhaken. Wie steht denn unter Optionen – Archiv – Faxlisteneinträge nach 14 Tagen im Kontext dazu. Muss ich das auch auf 0 Tage setzen, wenn ich sofort archivieren will? Denn da gebe ich auch ein Verzeichnis an.?

A:
Wenn Sie die Faxe selbst (also die Fax-Bilddaten) exportieren wollen, sollten Sie dies im Menü Extras / Optionen / Archiv am Fax Server konfigurieren. In diesem Fall wird das Fax nach dem Versand dann automatisch als PDF Datei exportiert.

Wenn Sie beim Export der Faxliste die Option für den automatischen Export aktivieren, wird bei jeder Änderung der Faxliste immer die komplette Faxliste exportiert. Beim Bestätigen des Export-Dialogfensters werden hier allerdings nur die ausgewählten Faxlisteneinträge exportiert, wenn Sie nicht „Alle Faxnachrichten“ ausgewählt haben. Der automatische Export der bei Änderungen in der Faxliste erstellt wird, umfasst hingegen immer alle Faxlisteneinträge.

Faxe die im Archiv sind, sind im automatischen Export der Faxliste nicht mehr enthalten. Faxlisteneinträge können übrigens nach frühestens einem Tag automatisch ins Archiv verschoben werden. Das automatische Archiv auf 0 Tage einzustellen funktioniert also nicht.

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ActiveFax Graumarkt-Lizenzen

Leider gibt es auch in unserer Branche schwarze Schafe. Wir können nicht verhindern, dass ActiveFax-Lizenzen über den Graumarkt gehandelt werden. Bitte bestellen Sie nur unter
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oder bei offiziellen ActiveFax-Vertriebspartnern. Diese erkennen Sie daran, dass die WebSite mit der oben genannten identisch ist und die Produkteabbildung der oben gezeigten entspricht.

Nur so können wir Sie auch nach dem Kauf kostenlos unterstützen und Ihnen das Recht auf Gratis-Updates gewähren.

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Gruesse aus der Schweiz
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Exchange / empfangene Faxe in Ordner speichern

F:
Kann ich Faxe die mit ActiveFax empfangen werden, an einen Exchange Server weiterleiten – in einen bestimmten Ordner oder an eine Email-Adresse? Ordner wäre besser.

A:
Die Weiterleitung erfolgt hier immer per Email. Sie würden hier für die Weiterleitung pro Benutzer (Durchwahl) im Menü Extras / Benutzerverwaltung / Bearbeiten / Benachrichtigung also eine entsprechende Email Adresse angeben. Die Eingangsfaxe würden dann automatisch als Eingangs-Email in Exchange empfangen werden.

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Export für Faxeingang und Ausgang trennen?

F:
Ich kann ja in den Optionen ein Exportverzeichnis angeben, das macht Sinn weil ich so die Faxe gleich in unseren DMS ablegen kann. Schön würde ich es aber finden wenn ich das jeweils für den Faxeingang und Faxausgang ein getrennten Pfad angeben könnte – ist dies möglich?

A:
Für den Export kann zwar nur ein Pfad angegeben werden, wenn Sie für der Empfang und Versand allerdings unterschiedliche Benutzer verwenden, wäre es möglich im Menü Extras / Benutzerverwaltung / Bearbeiten / Archiv jeweils unterschiedliche Pfade pro Benutzer einzustellen. Als Alternative wäre es über die Parameter AutoExportFilenameRecv und AutoExportFilenameSend in der options.cfg Datei auch möglich ein Unterverzeichnis in den Export-Dateinamen zu übernehmen.

Beispiel:
AutoExportFilenameRecv=Eingang\@F408
AutoExportFilenameRecv=Ausgang\@F408

Freundliche Gruesse
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ActiveFax und Dokumentenmanagement (Dokuware)

F:
Wir interessieren uns für eine Fax-Server-Loesung, bei der wir eingehende Fax moeglichst komfortabel in unser Dokumentenmanagement (Dokuware) als Tiff-Datei übernehmen können. Ist dies mit Activefax moeglich? In welchem
Dateiformat werden Faxe gespeichert, wie koennen diese in Dokuware importiert werden?

 A:
 Der automatische Export von empfangenen Faxen als Tiff Datei ist mit ActiveFax problemlos moeglich. Sie koennen die Dateien hierbei entweder im Multipage-Tiff Format oder im Singlepage-Tiff Format exportieren lassen. Der Dateiname besteht standardmaessig aus der eindeutigen Fax-ID (z.B. 00001234.tif), es waere aber auch moeglich, zusaetzliche Daten (z.B. die Faxnummer des Absenders) als Teil des Dateinamens zu verwenden. Der automatische Export von Faxen kann direkt am Fax Server im Menu Extras / Optionen / Archiv konfiguriert werden. Die individuelle Anpassung des Export-Dateinamens waere ueber den Parameter AutoExportFilenameRecv in der options.cfg Datei moeglich. Der Export kann hierbei entweder in ein lokales Verzeichnis oder auch in ein freigegebenes Netzwerkverzeichnis erfolgen.

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Archivierung

F:
die faxe aus 12/2007 wurden jetzt von activefax automatisch archiviert. werden diese archive irgendwann automatisch geloescht?

A:
Alte Archive werden nicht automatisch gelöscht. Falls Sie die alten Daten nicht mehr länger benötigen, müssen diese also irgendwann manuell gelöscht werden. Dies kann auch direkt im Dateisystem in den Verzeichnissen Programme\ActiveFax\Server\Faxlist (separates Unterverzeichnis pro Tag im Format YYYYMMDD) und Programme\ActiveFax\Server\Archiv\Faxlist (separate Datei pro Monat im Format yyyymm.dat) gemacht werden.

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Wie kann eine Datensicherung von ActiveFax durchgeführt werden?

Um eine Datensicherung (Backup) der ActiveFax Daten und Einstellungen durchzuführen, sichern Sie das komplette ActiveFax Installationsverzeichnis (üblicherweise C:\Programme\ActiveFax) mit sämtlichen Unterverzeichnissen. Dadurch werden alle Daten und Einstellungen der ActiveFax Installation gesichert. Um die Daten wiederherzustellen, kopieren Sie die gesicherten Dateien vom Sicherungsmedium zurück.
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