Archivfunktion

F:
Ich benutze die Archiv-Funktion, um eingehende Fax automatisch zur Weiterverarbeitung in einen Ordner im Filesystem zu kopieren (Benutzer bearbeiten-Archiv).
Ich habe ActiveFax auf einem Server installiert, auf dem natürlich im Normalfall niemand angemeldet ist. Jetzt habe ich festgestellt, dass die Archiv-Funktion nur bei laufender Server-Software funktioniert und nicht, wenn nur der Fax-Dienst läuft.

Gibt es eine Möglichkeit, eingehende Faxe automatisch in einen FileSystem-Ordner zu kopieren/verschieben, wenn niemand am Server angemeldet ist und damit die Server-Software nicht läuft?

A:
In diesem Fall sollten Sie sicherstellen, dass am Fax Server im Menü Datei / Automatischer Start / Windows Dienst der Administrator Benutzer eingetragen ist. Ich würde auch empfehlen, den Export testweise auf die lokale Festplatte zu konfigurieren, um zu sehen, ob das Problem nur beim Export auf eine Netzwerkfreigabe auftritt. Ausserdem sollten Sie prüfen, ob die aktuelle ActiveFax Version (4.18) am Fax Server installiert ist.

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Yvonne Thommen, Customer & Partner Support
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Formate txt bmp pdf

F:
Wenn ich bereits ein PDF im Format TXT habe und ich dieses dann an den ActiveFax Server sende, wird dieses dann erneut in ein PDF im Format BMP umgewandelt?

A:
Das ist korrekt. Nachdem die Faxe immer als Grafik vorliegen, werden die PDF Dateien die vom Fax Server erstellt werden – unabhängig vom Format des Originaldokuments – immer als Grafik (konkret als Tiff Grafik) erstellt.

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Cornelia Wegmueller, Customer & Partner Support
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Erstellen der pdfs in ActiveFax

F:
ActiveFax verwendet ja intern einen Creator der die Dokumente in ein PDF umwandelt. Kann dieser Creator ausgetaucht werden und wo finde ich die hierfür die Einstellungen?

A:
Die Erstellung der PDF Dateien erfolgt direkt durch den Fax Server ohne Zusatzsoftware. Für die Erstellung der PDF Dateien kann also keine andere Zusatzsoftware verwendet werden.

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Durchsuchen von Faxen

F:
Active Fax wandelt die Dokumente in ein PDF mit dem Format eines BMP um, wir benötigen allerdings eine PDF mit dem Format TXT, so dass man in dem PDF entsprechende Begriffe suchen kann. Ist es möglich, die Erstellung in ein PDF mit dem Format TXT oder ähnlichen suchbaren Formaten vorzunehmen?

A:
Da die PDF Dateien anhand der Faxgrafik erstellt werden, ist ein Durchsuchen der PDF Dateien leider nicht möglich.

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Faxe des Testsystems mit Produktivsystem mischen

F:
Ich habe eine Testinstallation und eine Produktivumgebung, jetzt muss ich aber aus der Testinstallation die Faxe in die Produktivumgebung bekommen, also die beiden Systeme mischen. Gibt es eine Möglichkeit hierfür?

A:
Das Zusammenführen der Faxe aus 2 Systemen ist grundsätzlich möglich. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1) Kopieren Sie das komplette ActiveFax\Server\Faxlist Verzeichnis mit allen Unterverzeichnissen vom Testsystem auf das Produktivsystem.

Schritt 2) Fügen Sie die Datei ActiveFax\Server\Data\Faxlist.dat vom Testsystem an die Datei ActiveFax\Server\Data\Faxlist.dat am Produktivsystem an. Das kann mit folgenden DOS
Kommandos durchgeführt werden:

copy /b ActiveFaxTest\Server\Data\Faxlist.dat+ActiveFaxProduktiv\Server\Data\Faxlist.dat
tempfile.dat

copy /b tempfile.dat Faxlist.dat
del tempfile.dat

Wenn Sie auch die Faxe im Archiv übertragen müssen, gehen Sie mit den .dat Dateien im Verzeichnis ActiveFax\Server\Archiv\Faxlist ebenso vor.

Bevor Sie die Dateien kopieren, sollten beide Fax Server beendet werden und Sie sollten auch unbedingt vorgängig eine Datensicherung beider Systeme erstellen.

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Faxe/Faxliste exportieren

F:
Wie kann ich automatisch alle gesendeten Faxnachrichten automatisch in eine Datei exportieren, soll heißen wird ein fax verschickt oder ist unzustellbar soll die Datei sofort mit diesem Datensatz erweitert werden. Ich habe unter Faxliste – Faxliste exportieren den Haken automatisch exportieren gefunden. Aber das scheint immer im Kontext zu meiner Auswahl z.B. Alle Faxnachrichten oder versendet zu stehen. Wird denn die letzte Einstellung dauerhaft gepeichert? also Auswahl „alle Faxnachrichetn“ – Faxliste exportieren – Dateiname festlegen und Häkchen „automatisch exportieren anhaken. Wie steht denn unter Optionen – Archiv – Faxlisteneinträge nach 14 Tagen im Kontext dazu. Muss ich das auch auf 0 Tage setzen, wenn ich sofort archivieren will? Denn da gebe ich auch ein Verzeichnis an.?

A:
Wenn Sie die Faxe selbst (also die Fax-Bilddaten) exportieren wollen, sollten Sie dies im Menü Extras / Optionen / Archiv am Fax Server konfigurieren. In diesem Fall wird das Fax nach dem Versand dann automatisch als PDF Datei exportiert.

Wenn Sie beim Export der Faxliste die Option für den automatischen Export aktivieren, wird bei jeder Änderung der Faxliste immer die komplette Faxliste exportiert. Beim Bestätigen des Export-Dialogfensters werden hier allerdings nur die ausgewählten Faxlisteneinträge exportiert, wenn Sie nicht „Alle Faxnachrichten“ ausgewählt haben. Der automatische Export der bei Änderungen in der Faxliste erstellt wird, umfasst hingegen immer alle Faxlisteneinträge.

Faxe die im Archiv sind, sind im automatischen Export der Faxliste nicht mehr enthalten. Faxlisteneinträge können übrigens nach frühestens einem Tag automatisch ins Archiv verschoben werden. Das automatische Archiv auf 0 Tage einzustellen funktioniert also nicht.

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ActiveFax Graumarkt-Lizenzen

Leider gibt es auch in unserer Branche schwarze Schafe. Wir können nicht verhindern, dass ActiveFax-Lizenzen über den Graumarkt gehandelt werden. Bitte bestellen Sie nur unter
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oder bei offiziellen ActiveFax-Vertriebspartnern. Diese erkennen Sie daran, dass die WebSite mit der oben genannten identisch ist und die Produkteabbildung der oben gezeigten entspricht.

Nur so können wir Sie auch nach dem Kauf kostenlos unterstützen und Ihnen das Recht auf Gratis-Updates gewähren.

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Gruesse aus der Schweiz
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ELO Office

F:
Ich möchte meine Sendeberichte abends auf den virtuellen Drucker meiner Archivierungssoftware (ELO Office) ausdrucken. Gebe ich den Drucker an und bestätige den Druck mit „OK“, passiert gar nichts. So bleibt mir nur der Druck über einen reellen Drucker und dann das anschliesende Einscannen in meine Archivsoftware. Was kann ich tun damit dies automatisch übertragen wird?

A:
Grundsätzlich sollte hier kein Unterschied zwischen einem echten (Papier-)drucker und einem virtuellen Drucker sein. Haben Sie denn schon mal versucht anstatt des Sendeprotokolls ein Fax direkt an diesen Drucker zu drucken? Beachten Sie ausserdem, dass es beim Drucken des Sendeprotokolls auch eine Auswahl gibt, bei der nur neue Sendeprotokolleinträge gedruckt werden. Hier kann es unter Umständen also vorkommen, dass keine neuen Einträge vorhanden sind und daher kein Protokoll gedruckt wird.

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Faxe exportieren

F:
Ist das Erstellen als PDF in Activefax integriert oder setzt dies auf Windows auf?

A:
Der PDF Export ist direkt in ActiveFax integriert. Es ist hierfür also keine Zusatzsoftware erforderlich.

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ActiveFax und Dokumentenmanagement (Dokuware)

F:
Wir interessieren uns für eine Fax-Server-Loesung, bei der wir eingehende Fax moeglichst komfortabel in unser Dokumentenmanagement (Dokuware) als Tiff-Datei übernehmen können. Ist dies mit Activefax moeglich? In welchem
Dateiformat werden Faxe gespeichert, wie koennen diese in Dokuware importiert werden?

 A:
 Der automatische Export von empfangenen Faxen als Tiff Datei ist mit ActiveFax problemlos moeglich. Sie koennen die Dateien hierbei entweder im Multipage-Tiff Format oder im Singlepage-Tiff Format exportieren lassen. Der Dateiname besteht standardmaessig aus der eindeutigen Fax-ID (z.B. 00001234.tif), es waere aber auch moeglich, zusaetzliche Daten (z.B. die Faxnummer des Absenders) als Teil des Dateinamens zu verwenden. Der automatische Export von Faxen kann direkt am Fax Server im Menu Extras / Optionen / Archiv konfiguriert werden. Die individuelle Anpassung des Export-Dateinamens waere ueber den Parameter AutoExportFilenameRecv in der options.cfg Datei moeglich. Der Export kann hierbei entweder in ein lokales Verzeichnis oder auch in ein freigegebenes Netzwerkverzeichnis erfolgen.

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